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Datenmanagement im SHK Handwerk

Optimierung der Datenversorgung

Optimierung der Datenversorgung

Open Datapool - Premiumpartner

Eine rekordverdächtige Auslastung der Betriebe geht aktuell einher mit den Herausforderungen der Pandemie sowie einem zunehmenden Delta zwischen erforderlichen und verfügbaren personellen Ressourcen. Materialengpässe verschärfen die Situation und erschweren eine zielgenaue Produktrecherche und -beschaffung.

Mittel- bis langfristig ist davon auszugehen, dass allein der Umbau des Wärmemarktes eine deutliche Aufstockung personeller Ressourcen erforderlich macht. Hinzu kommt der demografiebedingte Sanierungsbedarf deutscher Badezimmer. Diesen (zum Teil) politisch ausgelösten Zusatzbedarf können wir nicht allein mit zusätzlichem Personal decken. Vielmehr müssen wir zur Bewältigung der beschriebenen Herausforderung die SHK-Betriebe (auch) in die Lage versetzen, bestehende Geschäfts- und Arbeitsprozesse durch Digitalisierung effizienter zu gestalten.

Diskutiert werden in diesem Zusammenhang u.a. Online-Grobkalkulation für Kunden, Bestellungen online/über Whatsapp/Meta (Facebook)/Snapchat, vereinfachte Ersatzteilrecherche, Digitaler Lieferschein und Digitales Thekengeschäft, Angebotserstellung, Abrechnung, Kalkulationsmodelle, Produkt- und Lieferantenvergleiche, Digitales Produktmonitoring, Digitale Bauakte, Digitalisierung der Reklamationsprozesse, digitale Objekterkennung etc.

Ein Großteil dieser Prozesse setzt einen Mindeststandard an Daten und Schnittstellen voraus. Im Folgenden möchten wir einen Überblick zum aktuellen Entwicklungsstand geben, gefolgt von einem Ausblick auf die weiteren Herausforderungen und Pläne, wie diese bewältigt werden können.

Dabei orientieren wir uns z.B. an datenrelevanten Prozessen in der Wertschöpfungskette: s. Grafik

Optimierung der Datenversorgung

Produktstammdaten

Bestmögliche Qualität elektronischer Produktdaten im Datentransfer ist die Grundlage für reibungslos funktionierende Prozesse, etwa elektronische Bestellprozesse oder die Anbindung verschiedener Softwaresysteme.

Deswegen arbeitet der ZVSHK gemeinsam mit Industrie und Handel intensiv an der Standardisierung von Datenqualität und Schnittstellen. Ziel ist es, den elektronischen Datenaustausch – und insbesondere die Qualität der Artikelstammdaten – beständig zu optimieren, die in der Branche vorhandenen Standards und Regeln zu harmonisieren und individuelle Anforderungen der einzelnen Vertriebsstufen zu präzisieren.

Mittlerweile definiert die Branche in der Version 8.0 der Datenqualitätsrichtlinie (gilt verbindlich ab dem 1. April 2022), welche Informationen in den verschiedenen Vertriebsstufen zur Verfügung stehen müssen, um digitale Prozesse bestmöglich umsetzbar zu machen. Die Daten sind in verschiedenen Qualitätsstufen kategorisiert: von technisch erforderlich, also zwingend, um die Daten überhaupt verarbeiten zu können, über Qualitätsstufe Pflicht (technisch nicht erforderlich zur Verarbeitung, aber inhaltlich zwingend) bis hin zu optional. Letzteres sind Inhalte, welche die Qualität weiter erhöhen, wie beispielsweise URLs zu weitergehenden Artikelinformationen oder Dokumente wie Montage- oder Wartungsanleitungen.

Open Datapool

Diese Daten werden dem Handwerk über verschiedene Wege zur Verfügung gestellt. Zum einen durch den Produkthersteller selbst, zum anderen aber auch über den Großhandel oder dazu bestimmte Datenplattformen. Als mittlerweile größte Recherche- und Verteilplattform hat sich der von der SHK-Organisation betriebene Open Datapool etabliert. Er ist das Datenportal für Fachbetriebe und unterstützt die datenbasierten Prozesse im SHK-Handwerk.

Seit ihrem Start im Jahr 2019 wächst die Plattform kontinuierlich - sowohl auf Lieferanten- und Produktseite, als auch bei den Nutzerzahlen. Mehr als 400 Hersteller beteiligen sich und stellen ihre Daten zur Verfügung. Fast 260 davon liefern Stammdaten von über 4 Mio. Produkten an mehr als 2.000 registrierte Nutzer. Diese können komfortabel über Hersteller- und Produktbezeichnungen die benötigten Informationen recherchieren. Eine vertiefte Recherche über ETIM-Klassen, Waren- und Produktgruppen bis in die einzelnen Attribute (Material, Maße, etc.) hinein erleichtert die Auftragsbearbeitung.

Datenkommunikation – Open Masterdata, IDS, ZUGFerd etc.

Open Masterdata ist ein Standard zur Kommunikation von Produktstammdaten von Großhandels- und Industrie­unternehmen (Datenlieferanten) zum Handwerk. Es stellt eine zeitgemäße, branchenübergreifende und auch international nutzbare Kommunikationslösung dar. Der Standard ist offen für unterschiedliche Dateninhalte und  anforderungen, die jeweils branchenspezifisch definiert werden können. Ziel der Standardisierung ist, die Prozesse in Richtung Handwerk weiter zu optimieren (Bestell- und Rechnungswesen) und die Informationsversorgung (Angebotswesen, Kundenberatung) zu verbessern.

Die Bereitstellung der Datenpakete erfolgt individuell pro Datennutzer. Die Zusammenstellung der Daten durch den Datennutzer bzw. durch die von ihm genutzte Software angestoßen werden.

Über die IDS-Schnittstelle (derzeit Einführung der Version 2.5) wird die Kommunikation zwischen moderner Branchensoftware und dem Open Datapool ermöglicht. Merklisten können übertragen werden, aber auch die on-demand-Abfrage von Artikelinformationen wird ermöglicht.

Aber auch das elektronische Belegwesen bietet noch enormes Optimierungspotential. Eingeführt ist bereits die digitale Rechnungsstellung unter Verwendung des ZUGFeRD-Standards. Hierzu hat die Branche eine Implementierungsempfehlung erarbeitet, die Empfang, Einlesen und Verwendung von ZUGFeRD-Rechnungen durch das Handwerk ermöglicht.

Mit der Arbeit an der neuen Open Document Exchange (ODX)-Schnittstelle werden noch verbleibende Medienbrüche beseitigt. Zunächst werden die Prozesse Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferung thematisiert. In der Folge wird man sich aber auch dem digitalen Thekengeschäft zuwenden.

Fazit:
Auch wenn sich die SHK-Branche bei der Frage der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse im Vergleich zu anderen Bereichen des Baus und Ausbaus sicher nicht zu verstecken braucht. Es gibt weiterhin viel zu tun und in der Standardisierung liegt noch enormes Effizienzpotential. Die Branche tut daher gut daran, folgende Ziele beständig im Auge zu behalten:

-    Unproduktive Zeiten müssen reduziert werden/Ressourcen müssen durch effizienteren Einsatz gehoben werden.
-    Prozesse müssen digital optimiert werden
-    Projektstörende Fehler müssen durch Vermeidung von digitalen Brüchen abgestellt werden.