Eine rekordverdächtige Auslastung der Betriebe geht aktuell einher mit den Herausforderungen der Pandemie sowie einem zunehmenden Delta zwischen erforderlichen und verfügbaren personellen Ressourcen. Materialengpässe verschärfen die Situation und erschweren eine zielgenaue Produktrecherche und -beschaffung.
Mittel- bis langfristig ist davon auszugehen, dass allein der Umbau des Wärmemarktes eine deutliche Aufstockung personeller Ressourcen erforderlich macht. Hinzu kommt der demografiebedingte Sanierungsbedarf deutscher Badezimmer. Diesen (zum Teil) politisch ausgelösten Zusatzbedarf können wir nicht allein mit zusätzlichem Personal decken. Vielmehr müssen wir zur Bewältigung der beschriebenen Herausforderung die SHK-Betriebe (auch) in die Lage versetzen, bestehende Geschäfts- und Arbeitsprozesse durch Digitalisierung effizienter zu gestalten.
Diskutiert werden in diesem Zusammenhang u.a. Online-Grobkalkulation für Kunden, Bestellungen online/über Whatsapp/Meta (Facebook)/Snapchat, vereinfachte Ersatzteilrecherche, Digitaler Lieferschein und Digitales Thekengeschäft, Digitale Angebotserstellung, Abrechnung, neue Kalkulationsmodelle, Produkt- und Lieferantenvergleiche, Digitales Produktmonitoring, Digitale Bauakte, Digitalisierung der Reklamationsprozesse, digitale Objekterkennung etc.
Ein Großteil dieser Prozesse setzt einen Mindeststandard an Daten und Schnittstellen voraus. Im Folgenden möchten wir einen Überblick zum aktuellen Entwicklungsstand geben, gefolgt von einem Ausblick auf die weiteren Herausforderungen und Pläne, wie diese bewältigt werden können.
Dabei orientieren wir uns z.B. an datenrelevanten Prozessen in der Wertschöpfungskette, s. Grafik.
Optimierung der Datenversorgung
Produktstammdaten
Bestmögliche Qualität elektronischer Produktdaten im Datentransfer ist die Grundlage für reibungslos funktionierende Prozesse, etwa elektronische Bestellprozesse oder die Anbindung verschiedener Softwaresysteme.
Deswegen arbeitet der ZVSHK gemeinsam mit Industrie und Handel intensiv an der Standardisierung von Datenqualität und Schnittstellen. Ziel ist es, den elektronischen Datenaustausch – und insbesondere die Qualität der Artikelstammdaten – beständig zu optimieren, die in der Branche vorhandenen Standards und Regeln zu harmonisieren und individuelle Anforderungen der einzelnen Vertriebsstufen zu präzisieren.
Mittlerweile definiert die Branche in der Version 8.0 der Datenqualitätsrichtlinie (gilt verbindlich seit dem 1. April 2022), welche Informationen in den verschiedenen Vertriebsstufen zur Verfügung stehen müssen, um digitale Prozesse bestmöglich umsetzbar zu machen. Die Daten sind in verschiedenen Qualitätsstufen kategorisiert: von technisch erforderlich, also zwingend, um die Daten überhaupt verarbeiten zu können, über Qualitätsstufe Pflicht (technisch nicht erforderlich zur Verarbeitung, aber inhaltlich zwingend) bis hin zu optional. Letzteres sind Inhalte, welche die Qualität weiter erhöhen, wie beispielsweise URLs zu weitergehenden Artikelinformationen oder Dokumente wie Montage- oder Wartungsanleitungen.
Open Datapool - www.open-datapool.de
Diese Daten werden dem Handwerk über verschiedene Wege zur Verfügung gestellt. Zum einen durch den Produkthersteller selbst, zum anderen aber auch über den Großhandel oder dazu bestimmte Datenplattformen. Als mittlerweile größte Recherche- und Verteilplattform hat sich der von der SHK-Organisation betriebene Open Datapool etabliert. Er ist das Datenportal für Fachbetriebe und unterstützt die datenbasierten Prozesse im SHK-Handwerk.
Seit ihrem Start im Jahr 2019 wächst die Plattform kontinuierlich - sowohl auf Lieferanten- und Produktseite, als auch bei den Nutzerzahlen. Mehr als 400 Hersteller beteiligen sich und stellen ihre Daten zur Verfügung. Fast 260 davon liefern Stammdaten von über 4 Mio. Produkten an mehr als 2.000 registrierte Nutzer. Diese können komfortabel über Hersteller- und Produktbezeichnungen die benötigten Informationen recherchieren. Eine vertiefte Recherche über ETIM-Klassen, Waren- und Produktgruppen bis in die einzelnen Attribute (Material, Maße, etc.) hinein erleichtert die Auftragsbearbeitung. (Der Allgemeingültigkeit der Produktstammdaten geschuldet sind über Open Datapool (individuelle) Preise und Verfügbarkeit nicht abrufbar. Auch direkte Bestellungen sind über diese Plattform nicht möglich.)
Bei einer Online-Suche auf dem ODP-Portal können Suchergebnisse in Merklisten gespeichert und per IDS Connect 2.5 in die kaufmännische Software übertragen werden.
Mit den Ergebnissen können dann unmittelbar aus der kaufmännischen Software heraus beim Lieferanten Verfügbarkeit und Preis angefragt werden. Dabei werden die gleichen Produktdaten genutzt, die Hersteller auch dem Großhandel zur Verfügung stellen – Grundvoraussetzung, damit Kommunikationsfehler über die einzelnen Vertriebsstufen hinweg vermieden und die Großhandelsanfrage fehlerfrei verarbeitet werden kann.
Datenkommunikation – Open Masterdata, IDS, ZUGFerd etc.
Open Masterdata ist ein Standard zur Kommunikation von Produktstammdaten von Großhandels- und Industrieunternehmen (Datenlieferanten) zum Handwerk. Es stellt eine zeitgemäße, branchenübergreifende und auch international nutzbare Kommunikationslösung dar. Der Standard ist offen für unterschiedliche Dateninhalte und anforderungen, die jeweils branchenspezifisch definiert werden können. Ziel der Standardisierung ist, die Prozesse in Richtung Handwerk weiter zu optimieren (Bestell- und Rechnungswesen) und die Informationsversorgung (Angebotswesen, Kundenberatung) zu verbessern.
Definition laut ITEK: Open Masterdata steht für die On Demand Datenversorgung des Handwerks mit Produktstammdaten. Dadurch werden veraltete Stammdatenprozesse auf Basis der DATANORM abgelöst. Jeder Handwerker bekommt damit aus Hunderttausenden oder sogar Millionen von Artikeln genau diejenigen, die er in diesem Moment wirklich benötigt (On Demand). Das Gleiche gilt für die Dateninhalte. Wer zum Beispiel keine logistischen Daten benötigt, muss sie auch nicht auf seinem Rechner speichern. Die Prozesse laufen über WebServices im Hintergrund ab, das heißt jeder Handwerker ist in jedem Prozessschritt seines Geschäfts perfekt versorgt, häuft aber keinen Datenmüll an.
Die Bereitstellung der Datenpakete erfolgt individuell pro Datennutzer. Die Zusammenstellung der Daten kann durch den Datennutzer bzw. durch die von ihm genutzte Software angestoßen werden. Liegt eine Artikelzusammenstellung bspw. in Form des Angebots bzw. der Bedarfsmeldung vor, sollte der Key, wie das System etwas findet, bekannt sein und man kann sich über OPEN DATAPOOL alles oder nur Teile holen. Anders ist es, wenn der Key (Artikelnummer, GTIN, GH-Nummer) nicht bekannt ist: dann recherchiert man in OPEN DATAPOOL oder einem GH-Shop und erstellt eine/n Merkliste/Warenkorb, die per IDS 2.5 in die Software importiert wird. Die Datentiefe wird dann über Open Masterdata ergänzt.
Über die IDS-Schnittstelle (derzeit Einführung der Version 2.5) wird die Kommunikation zwischen moderner Branchensoftware und Open Datapool oder Lieferantenportalen ermöglicht. Merklisten können übertragen werden, aber auch die on-demand-Abfrage von Artikelinformationen wird ermöglicht.
Aber auch das elektronische Belegwesen bietet noch enormes Optimierungspotential. Eingeführt ist bereits die digitale Rechnungsstellung unter Verwendung des ZUGFeRD-Standards. Hierzu hat die Branche eine Implementierungsempfehlung erarbeitet, die Empfang, Einlesen und Verwendung von ZUGFeRD-Rechnungen durch das Handwerk ermöglicht.
Mit der Arbeit an der neuen Open Document Exchange (ODX)-Schnittstelle werden noch verbleibende Medienbrüche beseitigt. Zunächst werden die Prozesse Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferung thematisiert. In der Folge wird man sich aber auch dem digitalen Thekengeschäft zuwenden.
Beispiel für Arbeiten bei Anwendung/Umsetzung aller Standards:
Prozessschritt 1/Werbung und Akquise
Über OMD und IDS 2.5 besteht die Möglichkeit, neben den technischen Produktinformationen auch auf Multimediadaten der Produkte zuzugreifen und diese für die Auftragsakquise zu nutzen. Außerdem in Planung ist der Badplandaten-Adapter (s. dazu nächsten Prozessschritt).
Kombiniert werden kann dies mit der Leadgenerierung über das SHK-Serviceportal. Beide Bereiche werden in Zukunft weiter zusammenwachsen und die Prozesse des SHK-Betriebs sinnvoll ergänzen.
Prozessschritt 2/Beratung und Planung
In der Beratung und Planung kann die Plattform Open Datapool zur Lieferantenneutralen Recherche genutzt werden. Zahlreiche Kataloge stehen hierfür zur Verfügung, aber auch Multimediadaten, mit denen Angebote anschaulich gemacht werden können.
Mit dem in Umsetzung befindlichen Badplandaten-Adapter (Palette) wird erstmalig die Badplanung digital mit den kaufmännischen Prozessen verknüpft. So können die Produktdaten aus der Planung in die kaufmännische Software übertragen und damit direkt für die Erstellung von Angebot bzw. die Kommunikation mit Lieferanten genutzt werden.
Prozessschritt 3/Materialdisposition
Im Rahmen der Materialdisposition werden die Vorteile der neuen Standards besonders deutlich: Aus einer entsprechend ausgerüsteten Fachhandwerkersoftware können Sucheingaben direkt an Lieferantensyteme übergeben werden, um Preise und Verfügbarkeit bei seinen Großhandelshäusern abzufragen und in Echtzeit zurückgespielt zu bekommen. Grundlage der Anfrage kann dabei das Rechercheergebnis aus Open Datapool sein. Der Vorteil: Open Datapool listet sortimentsneutral und nutzt dabei die gleiche Datenbasis, auf die auch der der Großhandel zurückgreift. Damit ist sichergestellt, dass die Großhandelssysteme die Anfrage verstehen und verarbeiten können müssen.
Außerhalb der rein digitalen Prozesse wird auch die weiter notwendige Praxis der Thekengeschäfte in den Fokus genommen. Hier wird es darum gehen, den bestehenden Medienbruch zu beseitigen, indem das Thekengeschäft digital gespiegelt und damit in die bestehende digitale Prozesskette integriert wird. Nötig ist dafür ein sauberes Referenzieren zum Auftrag, Serviceauftrag usw. inklusive einer klaren Rechteverwaltung, da der Großhändler wissen muss, ob der Thekenkunde im Firmenauftrag einkaufen darf. Die große Herausforderung ist, diese Informationen an die richtigen Stellen der Großhandelssysteme zu bekommen.
Prozessschritt 4/Montage
Nachdem in der Arbeitsvorbereitung die digitale Stückliste hinterlegt ist, kann der Monteur zukünftig von der Baustelle aus auf die verknüpften Montageinformationen zurückgreifen. Damit muss der Monteur nicht mehr lange suchen, da der Link über die Produktstammdaten vorausgewählt ist.
Prozessschritt 5/Wartung und Kundendienst
Neben der Digitalen Auftragsannahme über das SHK-Serviceportal bietet insbesondere die digital gestützte Fehler- und Ersatzteilrecherche hinreichend Optimierungspotential.
Auch die Reklamationsbearbeitung muss in diese Prozesskette eingegliedert werden, um die genannten Medienbrüche und damit potentielle Fehlerquellen zu vermeiden. Dazu muss die Handwerker-Software zukünftig die Beschaffungskette nachhalten.
Dann kann eine verantwortungsgerechte Schadensbearbeitung entlanfg der Haftungskette erfolgen.
Ein erster – zugegebenermaßen noch unvollständiger - Schritt ist die Online-Schadensmeldung im Rahmen der Haftungsübernahmevereinbarung 2.0. Über das Portal Open Datapool haben Betriebe die Möglichkeit, den Online-Meldebogen direkt an den betroffenen Hersteller abzusenden. Die Verbandsorganisation wird direkt in Kopie gesetzt, so dass sie sich bei Bedarf schnell einschalten kann.
Fazit:
Die SHK-Branche muss sich in Fragen Digitalisierung kaufmännischer Prozesse im Vergleich zu anderen Bereichen des Baus und Ausbaus sicher nicht verstecken. Es gibt allerdings auch noch viel zu tun und in der Standardisierung liegt noch enormes Effizienzpotential. Die Branche tut daher gut daran, folgende Ziele beständig im Auge zu behalten:
- Unproduktive Zeiten müssen reduziert werden/Ressourcen müssen durch effizienteren Einsatz gehoben werden.
- Prozesse müssen digital optimiert werden.
- Projektstörende Fehler müssen durch Vermeidung von digitalen Brüchen abgestellt werden.